同學們總有需要上台報告的時候，這個時候你要怎麼準備簡報資料呢？如果資料量太大，所以你可能沒辦法透過單張海報來處理時， 就有可能需要用到簡報軟體，例如 power point 這樣的軟體來處理了。

事實上，power point 已經提供了不少的樣板，你可以透過樣板直接來使用即可。如果你是一般企業的員工，那才有可能需要套用公司的樣板！ 否則，建議使用預設的樣板。為什麼呢？因為許多時刻，你可以透過這個樣板來更改樣式，如果你使用的是自己建立的，或者是隨意亂改樣式， 未來就無法順利套版到其他的樣板上了！更改上面會比較痛苦些。

• power point 界面

現在，請打開系上的 PowerPoint2016 軟體，看一下整體的操作界面是怎麼回事呢？一開始的畫面會有點像底下這樣喔！

如上圖所示，點選了 PowerPoint2016 之後，系統會開啟這樣的圖示讓你選擇預設的樣板～你也可以按下左側的按鈕，直接開啟舊檔案。 假設這是你第一次使用 PowerPoint 好了，所以我們直接選擇樣板來處理即可。事實上，這個樣板你可以隨意選擇，因為，未來可以在軟體內修改！很方便啦。

現在，請讓我們直接選擇『空白簡報』來進行處理好了！點選上圖的空白簡報，之後會出現如下的模樣：

一般來說，如同上面的界面所示，一開始的第一頁都是標題頁面，第二頁通常是『大綱』，主要介紹後續要報告的內容。 接下來就是依據大綱的介紹，一頁一頁的展示所需要報告的內容。因此，第一頁與其他頁面的配置就會比較不一樣。 我們使用剛剛 word 的練習資料中，那個所謂的『技術及職業教育政策綱領』內容來報告好了！

請注意，一般來說，人類對於圖像比較有概念，然後是表格，然後是條列文字，最後才是一大篇內容。所以，你的資料能以圖顯示則優先， 不然就用表格，最差也需要用清單條列顯示，不要直接貼上一大串文字。都是文字的報告，那是很爛的報告喔！

1. 圖優於表：盡量以圖示展示你的結果
2. 表優於條列顯示：再不然，自己事先分析資料，製作成為表格較佳！
3. 條列顯示優於純文字：還不行，那就擷取重點說明
4. 千萬不要將 word 的內容直接貼上簡報！！

• 首頁的標題製作

首頁請填上你的標題，然後填上報告者的資料，最終可以填上你的聯絡資訊喔！如下所示：

另外，如上所示，最底下有一個『備忘錄』的項目，你可以點選它，這樣就可以填寫一些你想要講的內容，避免自己忘記！ 此外，這些內容並不會呈現在簡報時的畫面中，可以簡化你的簡報喔！

• 整體版面的配置與預設簡報的長寬比例

雖然目前大部分的螢幕都是使用寬螢幕，導致 PowerPoint2016 預設也提供了寬螢幕比例 (16:9) 的樣式來建置你的簡報內容。 不過，如果你的報告使用的是比較傳統的辦公室，很可能辦公室裡頭使用的依舊是早期沒壞掉的 4:3 的傳統單槍投影機～ 如果是這樣的話，那麼你的簡報就可能會顯得很怪異～因為太扁了...所以，建議你還是得要了解一下簡報點的投影機格式， 可能的話，甚至需要做兩份不同比例的簡報呢！

在這個小節裡面，因應資傳系裡頭的投影機大多數還是舊式的 4:3 的比例，因此我們要將簡報的畫面大小調整回原本的 4:3 喔！ 你可以從『設計』頁面，找到『自訂』項目，裡面有個『投影片大小』的按鈕，點擊一下，就可以找到我們需要的螢幕比例了：

接下來，請先選擇你預計要使用的樣板規劃！同樣選擇『設計』頁面，然後在『佈景主體』的子項目中，選擇一個你喜歡的樣式來搭配即可！ 這個部份也能夠在未來重新修改整體的設計喔！因為整個內容是會完整套用的，包括字型與字體大小，所以，選擇的時候得要特別小心。 鳥哥選擇底下的佈景主體來呈現整份簡報的內容：

因為每個人的主觀意識都不太一樣，因此，自行選擇自己喜換的樣式即可！當然，有時候也需要考量你這份資料是給哪些人看的， 目標客群也很重要！處理完畢的樣式大致如下：

• 第二頁放置大綱項目

在報告製作中，各章節的標題放置在所謂的『目錄』當中，那如果是簡報的話，通常這部份就被稱為『大綱』！ 也就是報告的基本內容流程介紹。可以將我們第二章談到的 word 檔案內的目錄放在這個部份做個簡易的說明。 新一頁資料的建立，可以在『常用』頁面裡面找到『新增投影片』的項目，直接點選新增，或者是點選下拉式選單來挑選所需要的版面配置， 都可以！底下我們使用基本的『標題及物件』做解釋：

新增空白投影片之後，再依序將『大綱』與 word 檔案裡面的目錄資料貼上來，再調整一下各項目的清單與子項目清單，就能得到類似如下的畫面：

• 其他頁面的持續製作：資料重點分條列

很多同學為了方便將資料統一講完，所以習慣上，會將所有的資料通通放置到一個投影片內，舉例來說，前言的第一頁， 可能你會看到有同學這麼做：

你應該要分成數個清單來說明，如果有比較重要的口述部份，可以填寫在備忘錄的地方。以這個前言為例，重點在母法、公告日期、方法的呈現以及檢討的期程。 因此，基本上可以將上述的一整份資料拆成如下的模樣來解釋，可能會比較好：

接下來，一樣的，請將各個小節的部份依序重點說明，以條列式的方法來處理！如果有其他如表格說明，也是很好的。

另外，如果你覺得某一頁裡面的格式做的還可以，想要繼續沿用時，可以在『常用』頁面的『新增投影片』下拉式選單，最下方『複製選取的投影片』， 點選它，就可以複製該簡報投影片，對於重複的資料來說，這個方法很快速！

再接下來的部份，第二項目內容會稍微比較多一點，我們就可以將內部資料分成數頁分別介紹，這樣會更聚焦在某些議題上面。 所以，底下的作法是：(1)先講文憑問題 (2)再說明中等、高等教育的問題 (3)最後談到產業界的挑戰，看起來就會比較完整些！

最後一項也一樣，分細部條列說明：

• 增加頁碼

因為簡報的目的，除了講課功能之外，很多時刻，簡報是為了要向長官或者是其他人員介紹某些資料。為了方便聽者未來的發問， 例如資傳系的專題期末審查時，師長們會聽完學生的簡報後予以問答，此時，每一頁的頁碼就能提供給老師及講者更有效率的找到問題點！ 所以，頁碼也是很重要的！加入頁碼的方式為『插入』頁面，找到『文字』子項目裡面就有頁碼了！

• 善用顏色表示重點

某些時刻，在真的很難切出短一些的條列選單的模式下，報告者大概也只能透過字體顏色的展示，來將所要介紹的內容活潑化！ 例如在綱領說明的內文中，或許可以透過底下的方法，增加報告者想要提供的重點項目：

底下的整份文章，也請自行處理妥當喔～先將內文處理完畢後，接下來我們就可以開始一項一項來進行額外的動畫、播報處理！

既然是所謂的『簡報』軟體，那麼自然我們就得拿這個簡報軟體來報告一下才行。

• 文字動畫效果與播放

在某些播報的技巧上，你可能會想要『一項一項資料慢慢展示出來』的效果， 這個效果就可以透過『動畫』來處理！舉例來說，回到『前言』那一張簡報資料 (大概在第 3 頁的頁碼)，先點選內文，然後選擇『動畫』頁面， 選擇『動畫』子項目，如下所示：

當你選擇了某個動畫效果之後，想要預覽一下，或者是實際播放一下，就可以透過底下的功能，來測試一下結果！

如果後續還有需要用到動畫效果，因為每一頁的呈現方式可能都不一樣，所以請自行設定妥當了。

• 播放中的畫筆效果

如果你是學校的老師，或者是你的簡報主要是針對學員來介紹的時候，那麼很可能你隨時會使用到畫筆在你的簡報上面指指點點， 或者是加上一些額外想要寫的文字。這個時候你可以透過播放時的滑鼠右鍵功能，挑選『指標選項』的效果，選擇『畫筆』功能，就可以在你的投影片上面塗鴉了！ 首先，以前一頁的 (1) 號箭頭，點選進入播放，然後按下滑鼠右鍵，如下所示，挑選畫筆：

上課或者是坐在電腦前簡報時，就可以很愉快的處理好你的簡報內容！當然，離開時，不需要將塗鴉的內容儲存的！

• 簡報中的轉場效果

每一頁切換時，PowerPoint 也可以給予不同的轉場效果～當然，整份文件具有相同的轉場效果，比較一致比較好！ 處理的方法可以找到『轉場』分頁，找到『切換到此投影片』的子項目，去選擇你想要的功能，例如鳥哥使用『隨機線條』的處理方法， 可以使用底下的方式來搞定：

如上圖所示，挑選完畢之後，播放一下，你就可以發現到，你的簡報在切換時，就顯的比較活潑！

• 嵌入式影片

有時候，簡報可能可以搭配圖片、視訊或音訊的功能，處理的方法也很單純～我們先從底下的地方下載一個免費的影片視訊：

• http://dic.vbird.tw/webdesign/main2017/unit02/beach.mp4

現在，請到最後一頁新增一頁投影片，在投影片的正中央部份，挑選右下角增加視訊影片的功能，如下所示：

現在需要插入影片，我們從本機上面插入，不是從網路上面納入，如下所示，直接點選箭頭指的地方來瀏覽即可：

請選擇剛剛下載的影片喔！

如果想要讓這個影片到該頁面就直接播放，可以點選底下的自動播放。基本上，預設的情況就是到該頁後，使用滑鼠點選後， 才會開始播放。

在某些情境下，你可能會將該影片進行一些簡單且基礎的後製，這時不用使用特殊軟體， powerpoint2016 有提供一些簡易的播放模式與後製模式， 如下所示，我們讓這個影片躺著播放～有點像這樣：

設計完成後，總是需要測試看看，你可以點選播放，也可以如下所示，點選影片放映功能，看看播放的情況是否符合你的需求：

當然啦！音量也是可以選擇的，回到『視訊工具』的『播放』頁面，你就會看到『音量』效果了！自行挑選吧！ 最後，當然一定要儲存啊！這樣就搞定了！整份簡報投影片囉！

• 螢幕錄製功能

有些時刻老師們或同學們總是有螢幕錄製的需求～過去要錄製螢幕時，總是需要加裝額外的第三方軟體～現在，這個 powerpoint2016 有提供螢幕錄製， 我們可以簡單的透過多媒體功能，就能直接錄製好擷取的螢幕空間了！舉例來說，假設你想要錄製 word2016 介紹的目錄建置功能， 那你可以：

1. 先在螢幕的某個角落，先將 word 檔案啟動，並且將顯示頁面放置到該螢幕區塊中，如下所示：
   
2. 啟動 powerpoint2016，來到『插入』頁面，選擇『多媒體』，點選『螢幕錄製』，如下畫面：
   
3. 我們可以只挑選部份的螢幕畫面錄製，如下所示，按下『選取區』，然後就開始選取！
   
4. 再來就可以按下上圖的『錄製』按鈕，按下後，你就可以開始操作系統，在框框內的任何變動，就會被記載下來！ 等到你做完教材視訊之後，將滑鼠游標移動到螢幕的正上方，powerpoint 才會顯示出中斷的畫面，如下所示，你可以選擇『暫停』或者是『停止』， 如果是暫停，那等等還可以繼續延續錄製，如果按下停止，那就會完成視訊的錄製，回到 powerpoint 的主畫面了。
   
5. 最後你錄製的結果就會被貼到 powerpoint 主畫面中！
   

這個錄製的影片，你也可以透過在視訊上面按下滑鼠右鍵，選擇『另存媒體為』這個項目，將錄製的 MP4 檔案儲存下來！

• 簡報的列印

一般來說，在簡報的會場上，你很可能得要將你的簡報列印成為紙本，方便審查者對照查閱。此時你一定要非常非常注意，不要將整份簡報直接透過印表機來列印， 因為在該情況下，你會連同背景也一起列印。如我們這個 4.1 章節的範本，底圖是有深色的效果，如果你用了彩色印刷，得要花很多錢與墨水， 如果你用黑白列印，則印出來又會一片灰灰灰灰～很糟糕的！

因此，一般來說，我們會建議你，將剛剛的 ppt 檔案另存新檔，將該新檔案開啟後，調整一下背景設計，單純的黑白配色 (白底黑字) 會最好！ 這樣就可以列印了！也就是說，最好分成簡報報告檔，以及簡報列印檔！

另外，由於印製的資料內容比較少，如果一頁 A4 印製一面投影片，則會造成很多空間的浪費～因此，建議可以一頁 A4 印製兩張投影片內容， 甚或可以印製 4 張，若印表機有支援，那麼雙面列印也會更省錢！舉例來說，鳥哥自己的工作機附屬印表機有這幾個功能，所以大部分列印簡報時， 就會使用底下的方式來列印較佳：

第二章的時候，我們就有談到過，事實上有非常多的 Office 軟體存在目前的主流作業系統內，包括我們這幾個章節提到的 MS Office。 只是，MS Office 並非免費也非自由軟體，所以你無法隨意下載。那有沒有其他可用的桌上型電腦適用的 Office 呢？有的， 那就是自由的 LibreOffice 這套軟體了！關於 LibreOffice 的相關介紹，你可以看一下他的官方網站啊：

• https://zh-tw.libreoffice.org/

基本上， LibreOffice 有許多不同的版本，主要的釋出版本有新鮮版 (refresh) 以及穩定版 (stable) 兩種， 如果你需要的功能比較新，可以選擇新鮮版，否則，一邊建議使用穩定版本即可！此外，LibreOffice 幾乎與 MS Office 相容， 所以，你要切換到這個系統軟體，也不用太擔心相容性的問題啊！

• 穩定版：https://zh-tw.libreoffice.org/download/libreoffice-still/
• 新鮮版：https://zh-tw.libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/

在鳥哥測試期間 (2020/02/xx) 最新穩定版為 6.3.4，因此底下以這個版本為例來進行介紹喔！請先從上面下載給系上電腦教室使用的版本， 在電腦教室中，也能使用鳥哥在課堂上提到的下載點來下載即可。下載完畢後，請自行點選該執行檔來進行安裝，安裝過程應該不用截圖了～ 基本上，一直下一步就結束了！安裝結束之後，你的系統就會在開始程式集裡面多了 LibreOffice 的選單，該選單裡面含有許多軟體， 與 MS Office 對照的軟體名稱大致是：

• LibreOffice Writer --> MS word
• LibreOffice Calc --> MS Excel
• LibreOffice Impress --> MS power point

• LibreOffice Writer

先來介紹一下文件撰寫功能的 Writer 好了！請在你的 Windows 10 系統上面點選 LibreOffice writer，開始的界面會有點像這樣：

這是原本的 Office 傳統界面，包括 MS Office 傳統的界面也是長這樣！第一橫列就是所謂的下拉式工作選單列，第二橫列以下就是慣用的功能按鈕。 你可能會說，那能不能將界面改的跟 MS word 相同或相似呢？也行啊～既然我們說要相容，那就改成類似的畫面吧！ 請在『檢視』工具列下拉，選擇『使用者界面』的子項目，然後勾選『分頁標籤』，就可以得到分頁標籤的功能！如下所示：

讓我們來測試一下，按下『檢視』分頁，然後點選『格式設定標記』後，就可以看到主編輯畫面有點不太相同囉！如下所示：

現在，請分別載入我們兩個基本的 word 檔案，看看是否能夠正確的顯示出我們的報告呢！

• LibreOffice Calc

這個 Calc 可以說是 Calculator (計算機) 的縮寫吧！所以，當然就是電子試算表～請打開 Calc 軟體，同樣的，先將界面轉成分頁標籤！ 同樣從『檢視』到『使用者界面』選擇『分頁標籤』即可！然後點選『插入』頁面，選擇『圖表』，會有點像這樣：

同樣的，請將 excel2016-1.xml 載入看看，你會發現到，很多功能也是相似的喔！

• LibreOffice Impress

請打開 LibreOffice Impress 軟體，同樣由『檢視』到『使用者界面』選擇『分頁標籤』，就可以看到畫面有點像這樣：

跟前面的軟體應用一樣，請將我們在本章節製作的 powerpoint 檔案開啟來用，你就可以發現，版面幾乎一模一樣啊！

有時候，我們可能並不是在本機上面工作，有可能跑到其他地方去出差，或者是用別的電腦來操作系統，甚至於，可能是在不同的作業系統上面運作！ 這時，若檔案放在特定的地方，就很難處理！有沒有雲端版本的 Office 呢？就在第二章時，我們就提到過， MS Office 365 或者是 Google 雲端， 都具有相似的功能～因為 Google doc 可以有免費版，所以，我們用這個版本來做個簡易的介紹囉！

• Gmail account

要使用 google 文件系統，你得要具有 gmail 的帳號才行！一般來說，如果你已經有 Android 的手機，那麼肯定有 gmail 的帳號。 如果你不是使用 Android 系統的手機，那可能得要先註冊一個 gmail 帳號才行！請先前往 gmail.com 網站註冊，註冊的流程這裡就不再介紹，請自行處理喔！

1. 前往 https://gmail.com 網站
2. 點選 『Create an account』 按鈕，進入註冊頁面
3. 填寫好你的姓氏、名稱、帳號英文、密碼兩次
4. 若帳號沒有被使用掉，此時你就可以填寫你的一些基本資料，包括生日、性別、電話等。
5. 最終就可以立刻登入 gmail 的帳號了！

順利登入 gmail 之後的畫面，會有點像這樣：

• 1 箭頭：個人帳號相關的設定
• 2 箭頭：與 gmail 有關的設定
• 3 箭頭：更多 google 的其他功能
• 4 箭頭：跟 email 業務相關的功能

• google 文件應用功能

與 Office 無關的功能我們在未來有空再介紹，這個小節主要在說明 Office 相關業務而已～現在，請點選上述的 3 號箭頭， 取得 google 的文件軟體，如下所示：

取得文件軟體之後，先開啟舊檔看看。如底下的模樣，並將我們在第二章建立的『AERMOD 擴散模式』的檔案上傳上來！ 從本機上傳檔案的方式如下所示：

上傳之後的檔案，預設會像底下這樣：

接下來要做什麼編輯，就看你自己了！功能雖然比較簡單，但是，大部分的工作都能進行囉！

• Google 的群組與共用功能

google 有一個非常有趣的功能，叫做『共用』功能，透過共用，同一份文件就可以給多人同時編輯與修改！這個在多人同時填寫一份資料時， 相當有幫助！舉例來說，我們需要大家協力填寫通訊錄或者是一些基礎資料時，可以透過底下的方式來處理：

如果只是要跟一兩個人共用，那還好！沒啥大不了～問題是，如果要跟全班共享幾個文件，每個文件都得要重複的填寫與挑選這些帳號， 我想，你應該會不太爽快的！那怎辦？沒關係，google 大神還提供一個很有趣的功能，叫做線上群組！你可以增加一個線上群組， 然後將大家的 gmail 帳號加入開群組，之後只要分享給群組，所以在該群組內的用戶，就可以直接共享了！相當愉快！

• https://groups.google.com

點選上面的連結，進入 google 群組功能！一開始出現的畫面有點像這樣：

如果你曾經建立過群組，那麼點選上述的 2 號箭頭，就可以找到屬於你的群組！如果從來沒有加入 google 的群組，那麼可以使用『建立群組』來新增！ 現在，請點選『建立群組』吧！之後會出現類似如下的畫面：

依據上述圖片，依序填寫好你的群組名稱，比較重要的是第 2 個箭頭，群組的 email 非常重要！這個可以在檔案『共用』時直接填寫， 是很重要的 email 項目喔！要注意記憶一下！最後按下『建立』即可！建立完成後，會有點像底下這樣：

目前整個群組只有你一個，當然要將全班的帳號通通加進來～所以，請點選『管理成員』來處理～有點像底下這樣：

在上圖中，將你們班的同學 email 在 3 號箭頭處填寫完畢，點下『新增』之後，就加入一堆同學啦！最後，跑到檔案共享的地方， 如下所示，填寫好你的群組名稱，你的檔案就可以讓全班共用了！相當方便！

作業上傳時的注意事項：

1. 伺服器的詳細資料，以及相關傳輸軟體設定，請參考第一章的 1.5 節的內容。
2. 可以使用 MS office 的 word 或者是 libreoffice 的 writer 等軟體來撰寫你的作業，作業檔名可以使用 .doc, .docx 或者是 .odt 或者是 pdf 等格式，均可接受。
3. 若作業中有圖檔，請將圖檔降低水平解析度到 800 像素以下再貼到文章中，檔案容量以不超過 2Mbytes 為限。
4. 檔名請設定為： os_4XXXCYYY_unit04.doc (4XXXCYYY 是你的學號，請填正確，有分大小寫，請確認)
5. 請上傳到你家目錄底下的 os 目錄中 (若不存在，請自行建立該目錄)

開始本章節題目：

1. 將今天的 power point 2016 簡報做完上傳即可。