目前我們存在的世界擁有太多不同的作業系統，每種作業系統支援的軟體並不相同。同時，開發軟體的廠商設計的應用資料儲存格式可能也不相同， 因此，在以前我們使用的資料格式，很多時候，都被綁在特定的軟體上，這就造成軟體移動上的問題。

舉例來說，大家可能都有使用 Office 製作作業檔的經驗。如果你使用某 office 軟體產生的報告資料檔案， 繳交給老師後，老師使用的 office 軟體並不相同，因此無法打開該檔案！此時，老師該如何處理呢？只好給你 0 分？還是你得要重新以老師擁有的軟體， 將你的作業重作一份？這樣似乎有點蠢。

• 可攜式文件格式 (Portable Document Format, PDF)

為了解決檔案格式在不同的作業系統、不同的軟體之間可以互相讀取，甚至可以加上向量圖示以及密碼加密的功能，在 1993 年左右， 由 Adobe 公司提供了免費的 pdf 規範，當時 PFD 檔案格式由於具有『在不同的作業系統、不同的軟體間開啟該 PDF 檔案時， 其檔案內容呈現的結果幾乎不變』的特性，於是 pdf 檔案格式就成了桌面出版工作技術當中相當受歡迎的格式。

時間來到 2008 年，Adobe 將 pdf 的格式以開放標準發行，其開發的標準控制權並移轉到產業專家所組成的國際 ISO 委員會底下， 同時 Adobe 公司也將 pdf 的格式發布了公共專利許可，亦即任何人均可製作、開發、銷售與發布 PDF 相容的應用軟體或資料， 所以，我們就會看到，目前很多的軟體在儲存資料時，都可以將其資料內容儲存成 pdf 的檔案格式！實在相當好用！

• 開放文檔格式 (Open Document Format, ODF)

開放文件格式或開放文檔格式，全名為『辦公室應用程式的開放文件格式 (open document format for office applications)』， 這種檔案格式的規範，主要基於 XML 的檔案格式，因應文書處理、電子試算表、簡報軟體等的資料格式而設定的標準，原規格為昇陽電腦開發， 後來此格式被國際組織制定為標準，此標準最主要的目的為『企圖提供一個取代私有專利文件格式的一個方案， 使得組織或個人不會因為文件格式而被廠商套牢』。

你或許會問：『不是有 PDF 檔案格式了？為什麼還需要制定 ODF 呢』很簡單，因為 PDF 檔案格式主要是在『固定展示』的角度來開發， 所以，大部分的軟體都『不會去編輯 PDF 檔案』。但是，總是需要有個資料來源吧？不然 PDF 怎麼來的？ 舉例來說，你可以使用類似 libreoffice 的 writer 文書軟體編輯一個報告內容，然後再將該報告轉成 pdf 輸出。不過， writer 這套軟體， 本身則無法編輯 pdf 檔案喔！這樣理解否？

目前 ODF 檔案格式被很多自由軟體或專屬軟體所支援，其中，在 x86 桌機系統當中，使用較廣泛的，大概就是 microsoft office 以及 libreoffice 兩者。 氮，眾所皆知的，office 裡面其實有很多的不同軟體，包括文書編輯器、電子試算表與簡報軟體等，這三類較廣為使用。因應不同的需求， 因此， ODF 針對三種格式給予不同的檔案副檔名，基本上如下：

• 文書編輯器： .odt (open document text)
• 電子試算表： .ods (open document spreadsheet)
• 簡報軟體： .odp (open document presentation)

也就是說，未來，如果你的文書檔案，想要在所有的文書處理軟體之間攜帶交流編輯，那麼，最好在儲存的時候，選擇『另存新檔』， 然後使用 open document format 的格式，就是上面幾種常見的格式，這樣就可以在不同的編輯軟體間交互使用。當然， 某些專屬編輯軟體的特別功能或許就會失效，但是，至少基礎的功能是互通的囉！

• 常見的 Office 文書處理軟體, MS Office, LibreOffice, Office 365, Google doc.

基本上，所有的軟體都有他存在的背景與價值。舉例來說，鳥哥在唸書的時候，用的電子試算表是類圖形界面的 Lotus 1-2-3 軟體， 這個軟體雖然很強悍，但是圖形展示在 windows 系統上面是有點小狀況的。此時， Windows 系統自己推出 Excel (MS Office 的電子試算表軟體)， 該軟體雖然臭蟲還不少，但是，與他們自己的 windows 相容性高，操作上面全圖形化界面，這對當時急需在個人電腦上面使用試算表的師生來說， 真的幫助很大！

但是，軟體公司不應該在用戶上癮之後，無限制的給予剝削，這跟血汗工廠就沒兩樣...MS Office 的銷售策略在後來...這就不談了。 為了保障使用者的權力，因此漸漸的有其他的 office 軟體產生，包括比 MS office 更早存在的 staroffice ，以及近來修改自 open office 的 libreoffice 等軟體，這些軟體通通支援 ODF 格式，所以，你可以使用任何一款 office 軟體。再者，為了讓使用者可以在任何具有網路的裝置上面操作 office， 於是有 google doc. 以及 MS office 365 等雲端 office 軟體，讓大家可以透過簡易的用戶端程式，甚至是瀏覽器，就能輕鬆的操作 office， 並據以產生 ODF 的可編輯檔案，或 PDF 的可攜式格式檔案等。現階段更詳細的 office 軟體，可以參考底下的維基百科連結。

• https://zh.wikipedia.org/wiki/辦公室套裝軟體比較

事實上， Office 只是許多辦公室軟體的一個總匯名稱，裡頭其實還包含了許多的軟體。以 Libreoffice 為例，該辦公室軟體至少還包含了：

• Writer ：文書處理軟體，副檔名通常為 .odt
• Calc ：電子試算表，副檔名通常為 .ods
• Impress ：簡報軟體，副檔名通常為 .odp
• Draw ：流程圖繪製軟體
• Base ：資料庫與表單軟體
• Math ：程式與化學式編輯器

由於 Office 的軟體相當多，本章只會介紹文書處理軟體，其他的在後續的章節會持續介紹喔！

因為在鳥哥工作的場所有合法的 MS Office 軟體，因此，我們暫時以這個還算挺常用的 Office 軟體： word 來介紹一下常用的功能。 基本上，所有的 Office 文書編輯器的功能其實差不多，連界面也不會差太多！你只要熟悉一套，要進入其他 office 文書處理軟體， 原則上是不會太困難的！

在大專院校乃至於未來在各行各業，總有需要做報告的時候！在資傳系的課程中，同學們經常需要繳交作業，而在大學四年級最後要畢業前， 還得要繳交最後一份畢業的專題報告書！這份專題報告書還得要依據圖書館給予的格式來進行排版與製作！資傳系的同學由於課程中經常教授 Adobe 的軟體， 因此經常會誤解製作報告應該使用 Adobe Illustrator 這個軟體...事實上，Illustrator 主要是用於設計向量圖形，偏向於海報、印刷品的處理！ 而不是一般文書報告的應用喔！

最常用於報告製作的，在 windows 系統上，應該屬於 MS word 這套軟體～這套軟體經過多年的發展，目前有 2010, 2013 與 2016 等各種版本， 甚至也有雲端版本了！就界面操作來說，從 2010 之後的版本操作差異較小，如果您還使用非常舊的 2007 之前的版本，那操作的差異度會比較大。 本章主要使用 2016 版本進行解說

• 啟動 word 開始操作文書編輯軟體

基本上，啟動 word 2016 的流程，大致是這樣：

1. 點選開始程式集，選擇『 Word 2016 』之後，第一次啟動 Office 時，他會要求你設定『優先完成首要任務』，這個部份選擇『僅安裝更新』即可。
2. 再來，進入 word 編輯畫面之前，它可能要你選擇一個版面，就請選擇預設的『空白文件』項目即可

然後你就會看類似底下的軟體顯示樣式。 你需要注意的是最上方的工具列，按下每個工具列，裡面都有子項目～都是一些小圖示啦！然後在下方空白的頁面上，四個角落會有類似 L 形狀的圖示， 那個尖角代表的就是你可以填入文字的區間，至於其他的說明，請看底下圖示的內容。

筆者相當喜歡呼叫出『尺規』這個功能，如果你的 word 預設沒有尺規，請將他呼叫出來～在尺規的範圍內，才是你可以編輯文字的區域。 同時，你可以透過尺規上面的小三角形去理解每個段落的限制範圍，相當有用！

假設今天我們想要完成的資料有點像底下這個政策白皮書的內容 (資料來源： 教育部綜合規劃司之政策白皮書『技術及職業教育政策綱領』108 年修訂版)，因為該檔案是 PDF 格式，所以我們沒有辦法直接開啟編輯模式。 因此，請一頁一頁進行複製與格式重新整理～以此文件為範本來進行文書編排的學習。

• 技術及職業教育政策綱領

• 整體版面邊界設計：

基本上，一開始我們都會針對整體的頁面進行一些簡單的規劃動作，讓未來的段落、行距等等資料可以持續沿用下去。當然，版面的留白部份也是需要考慮的。 預設的版面四周留白的空間比較大，如果你的資料量比較多，那麼使用『中等邊界』或者是『窄邊界』對你的頁面數量減少會有幫助的。

1. 點選『版面配置』
2. 點選『邊界』
3. 出現的小視窗中，點選『中等』即可！

如下為選擇中等邊界的方式：

• 預設段落與行高的設計

搞定版面留白的範圍之後，再來則應該針對整份文件的段落格式做個統一的設計！所謂的段落格式，包含兩段文字間的留白距離、每橫列文字間的距離。 你得要知道『每一列』的行高與『每一段』的行距，這兩個是不一樣的！

1. 先將所有的資料選擇起來 (其實目前只有空白列！)，按下『 [ctrl]+A 』即可
2. 點選工具列上面的『常用』標籤
3. 點選行距與行高圖示按鈕
4. 點選『行距選項』

如下畫面所示：

點選上述的『行距選項』之後，就會出現如下畫面：

就筆者的經驗來看：

1. 段落與段落之間，隔一行確實太空白，因此選擇 0.5 行的高度間隔。
2. 『文件格線被設定時，貼齊格線』的按鈕，鳥哥通常喜歡取消他！
3. 行高單行顯的太擠，1.5 行高又顯的太寬，所以筆者喜歡使用 1.25 倍行高來設計每個段落。

選擇完畢請按下確定即可。

• 預設字體字型與大小設計

就筆者的經驗來看：

• 12pt 的字體有點小，14pt 的字體又有點大，因此筆者較為喜歡選擇中間的 13pt 字體大小。
• 英文使用『 Times New Roman 』中文選擇『標楷體』或『新細明體』會比較妥當。
• 不過，如果你選擇了『標楷體』，則所有的英文也會變成標楷體的柴柴的字型，因此筆者喜歡英文用英文字型， 中文用中文字型。使用的方式為：
  1. 先選標楷體
  2. 再選『 Times New Roman 』
  這樣就 OK 了！

整個操作情況有點像底下這樣：

• 複製與貼上的格式：

接下來請打開上面的 PDF 檔案連結，將第一頁的所有資料，以滑鼠拖曳的方式全部圈選 (第一頁的全部內容)，之後按下 [ctrl]+c 或者是滑鼠右鍵按下『複製』。 複製完成之後來到 Word 文件上，以純文字的方式貼上資料。

• 請點選工具列『常用』的『貼上』底下的小三角形
• 使用純文字的方式貼上就可以略過不明格式的文件資料了。

操作方式如下所示：

• 排版置中與插入新分頁的方式：

由於這是整份文件的第一頁，也就是類似封面頁的概念，所以這一頁不會跟其他資料混合在一起，是獨立的一個頁面。所以，我們要將這個頁面的內容獨立成一頁。 處理的流程有點像這樣：

1. 一定要將游標移動到想要切出獨立頁的下一行，如下圖中的箭頭 1 所示位置
2. 點選工具列的『插入』標籤
3. 點選『頁面』的『分頁符號』即可。

處理示意圖如下：

之後回到原本的第一頁的部份，依據原有 PDF 檔案裡面的排版樣式，調整一下：

1. 版面置中
2. 字體加大與粗體
3. 可能要按幾個 [enter] 按鈕，讓行與行的距離拉長。

最終的結果要有點像底下的模樣：

• 編輯新頁面：標題一與標題二及內文的設計

原本的第二頁是目錄 (目次)，不過我們未來要使用『自動目錄』的設定方式，因此，這裡先留一個空白頁，塞一些文字做個簡單說明即可！如下所示：

現在，請到原本的 PDF 檔案處，一樣將原本的資料複製過來～同樣使用純文字複製，這次請複製『壹、前言』的所有資料，直到『貳、綱領說明』之前！ 複製的結果會有點像底下這樣：

事實上，排版會有點跑掉，例如上圖的箭頭 3, 4 處。請依據原本的 PDF 檔案進行調整，調整的部份包括：

• 第一行的第一個空白字元請刪除
• 每一行的結尾請連結起來 (到每行尾巴處按下 [del] 即可)，但是要參考原本 PDF 調整成相同的段落。

按照上面的說明調整完畢會有點像底下這樣：

一般來說，預設的文字都會屬於『內文』一類的樣式，但是未來我們需要『自動產生目錄』， 而自動產生目錄的最簡單的方式，就是透過你給予文字段落一個『樣式』即可！ 因此，我們得要到『壹、前言』那一行，以及接下來的三行『一、...』之類的加入特別的樣式。 一般來說，直接給『標題一、標題二』就可以了！給予的方式如下：

因為預設的標題樣式可能不會符合你的需求，因此設定好樣式之後，你可以再增加一些額外的樣式，讓標題更符合你的需求。針對這兩個標題，筆者這裡使用了如下的設定：

• 文字的部份：18pt 字體大小、粗體、標楷體
• 段落的部份：與前段距離 1 行，後段距離 0.5 行、行距 1.25 行、其他兩個樣式句選取消。

設計完畢會變成如下圖樣：

如果每個項目都這樣處理，那麼比較多的標題文件，可能會很煩人。此時你可以透過複製格式來處理！ 例如複製『一、技術及職業教育之定位與價值』那個段落的格式時， 可以圈選 [enter] 的符號，然後再到『二、..』那行去貼上即可！

上圖為複製，下圖為貼上。記得貼上之後，還是得要調整一下字體的大小才行喔！同樣的步驟請將『三、...』也完成一下！

• 新段落開始顯示在新分頁

接下來，請新增一頁，然後將『貳、綱領說明』的項目全部貼上，因為通常不同的章節會放置在不同的頁面上，因此，筆者在這裡建議， 修改原有的 PDF 格式，讓『綱領』的部份在新的一頁從頁首呈現較佳！之後，所有的動作與前面就相同囉！ (不過，圖示的部份先暫時保留空白，留待等等處理！)

1. 先進行複製的行為 (貼上純文字格式)
2. 進行資料的復原行為，包括段落建立與空白字元的刪除
3. 進行標題一、標題二與內容格式的複製與貼上～
4. 所有的第三階標題，僅需修改文字為 16pt (或 18pt)、粗體即可，不用修改段落格式 (因為沒有要進行目錄的設計)

比較需要特別注意的是，內文的子標題會有抬頭，例如目標一、目標二，或者是(一)這樣的行號，通常，這樣的行列我們會讓它比較突出一些， 所以，第二列會進行縮排。進行縮排時，直接使用尺規上面的段落點即可設定好喔！

• 貼圖的部份：使用 windows 中繼檔會有較佳的效果與較少的容量

在編輯檔案時，總是會有嵌入圖片的時候，有時候某些圖片總是需要進行一些加工才行！如果你沒有比較好的軟體可以協助， 那跟筆者一樣，使用 windows 預設的小畫家也能夠進行不少的工作。現在，請回到原本 PDF 檔案的第 8 頁，並將瀏覽器畫面放大一些， 然後可以這麼做：

1. 在滑鼠點選該 pdf 軟體後，按下鍵盤的 [Alt] + [Print Screen] 按鈕，就可以僅複製該軟體內容！
2. 打開小畫家 (d開始程式集 --> Windows 附屬應用程式 --> 小畫家)，將剛剛的畫面貼上
3. 看一下左上角的『影像』方塊，有個『裁切』按鈕，點下去，然後圈選我們需要的畫面，如下圖所示：

4. 如果還需要進行額外的加工製作，那才需要重開小畫家，否則，就直接複製即可。

如果你覺得這張圖太大，可能會影響到你的檔案容量大小。此時可以使用『影像-->調整大小-->』 或者在選擇的圖片上面按下『右鍵-->調整大小』根據你的需求來設計。通常筆者選擇的是『像素』，然後調整水平或垂直的像素解析度即可。 如果是不需要高畫質的圖片，通常水平 600 像素，垂直 800 像素也就很足夠了！

1. 點選一下剛剛裁切的虛線部份的物件
2. 按下『調整大小』按鈕，才會出現新的視窗
3. 選擇『像素』的按鈕
4. 水平原本大於 600，這裡修改成為 600 像素
5. 注意，我們需要維持長寬比！所以，箭頭 5 的部份不要修改！
6. 按下『確定』來確定圖片的變化
7. 最後，在調整過後的圖片上面，按下『右鍵』然後選擇『複製』吧！

複製完畢之後，回到 word 軟體，找到我們需要貼上的位置段落，然後這樣處理看看：

1. 點選滑鼠游標到：『三、推動方向』那一列的上方
2. 按下左上角『貼上』底下的小三角形，並且選擇『選擇性貼上』後，才會出現新視窗
3. 在新視窗當中點選『圖片 (Windows 中繼檔)』，然後按下『確定』來貼上

基本上，在這個案例中，貼完已經是完工了！不過，如果你還想要修改照片格式，可以按一下照片，然後選擇『圖片工具』的按鈕， 就能修改圖片的相關尺寸與樣式或美術效果了！建議各位可以調整一下『快速樣式』的樣式，確認一下你所需要的格式喔！

• 要修改圖片資料，務必要先點選圖片本身，這樣上方按鈕才會出現『圖片工具』的『格式』項目
• 點選上方工具列的『格式』，就會出現一堆可以修改的資料
• 『快速樣式』可以調整照片的風格，不過，會佔用比較大的空間
• 『位置』與『文繞圖』的項目，鳥哥個人建議使用『位置』-->『文字內置』項目比較好，可以避免圖片被文字推擠。 但是如果需要圖片與文字的結合，這時才需要用到文繞圖。
• 大小的部份，可以直接調整水平數值，讓你的圖片大小寬度一致！

這樣就完成了前兩個章節的文件資料了！

• 持續新分頁：最後一章

再來請依據前面的作法，將 PDF 檔案中的『參、結語與未來前瞻』部份在新的分頁處理完畢，要記得，『參、結語與未來前瞻』那一列， 必須要是標題1的樣式喔！完成的畫面有點類似如下的圖樣：

有時候，我們需要在文件上面繪製一些簡易的流程圖，或者是與團隊作法相關的圖示，這時可以透過 word 的圖文框來達成！ 另外，有時我們也會使用『表格』來作為資料的彙整。在我們這個章節使用到的 pdf 檔案內，最後面的兩個附錄，剛剛好有提到這個行為哩！

• 圖文框的使用

接下來參考『附錄一』的資料，在該頁面中好像用了許多的圖示來展示，其實裡面不過是有(1)三個方塊與(2)多個箭頭符號而已。 在一般的文書編輯器裡面大多都有新增圖案的功能來增加文字方塊的特性，包括：

• 可以透過『插入』工具列的『圖案』按鈕來增加所需要的方塊
• 也能夠過『插入』裡面的『文字方塊』來選擇所需要的資訊。

這裡我們使用簡易的『圖案』裡面的矩形來處理。點一下『插入』內的『圖案』選擇『矩形』之後，選擇四個角落的是圓角的圖案， 然後在新增的一頁當中，拖曳畫面到所需要的寬度即可。整個流程可以這樣做：

1. 在『參、結語...』底下新增一頁
2. 複製『標題一』樣式的任何一列資料，然後手動輸入『附錄一、技術及職業教育政策綱領架構』，產生標題
3. 再次新增一頁，讓目前這一頁單獨存在，準備繪製圖文框，避免讓頁與頁之間互相干擾喔！
4. 在『插入』的『圖案』選擇『矩形』，然後依據同樣 PDF 的寬度，畫出一個類似的方塊
5. 依序在三個方塊內填入適當的文字
6. 透過『插入』的『圖案』選擇向上的箭頭，放置到正確的位置上。

上述的第 4 點，先選擇一個圓角矩形的圖案，準備來插入矩形圖案：

在選擇了上面的矩形圖案後，直接在獨立的頁面上面拖曳出需要的框線範圍，並且更改為空心方塊框：

然後點選矩形之後，就可以新增文字了！文字的特色除了預設置中之外，還得要設定 (1)設定為兩行 (2)行距為 1.25 倍行高 (3)字體設為 13 點字 (4)願景兩個字變成粗體

同理，請將剩下的兩個方塊都依據上面的動作設計起來，然後進行 (1)空心方塊的設計 (2)依據原本文字，設計成為 3 段 (3)第二行以後縮排 (4)字體設定為 13 點字 (5)調整行距到 1.25 行高 (6)向左對齊。設計完畢之後的兩個方塊大致上會變成如下的模樣：

再來開始處理三個方塊間的箭頭部份，箭頭你可以先設計好第一個，設計完畢之後再以複製的方式，重複貼上，並且調整到正確的位置即可。 處理箭頭的方式一開始有點像底下這樣：

完成的樣子有點像這樣：

• 表格的製作

在 PDF 的最後兩頁也很有趣，主要是透過『表格』來處理的。不過，該表格式乎沒有符合的樣式，因此我們得要自行處理表格的樣式才行。 處理的方法也不很難～透過預設的工具就可以達成了。分析一下最後兩頁，其實每列有三欄，每個欄位裡面還可能有額外的分列行為～ 我們先來處理前兩列的內容。第二列的右方，其實還有 4 列，所以，我們先填上 5 列的表格，會有點像底下這樣：

先完成附錄二的標題格式 (標題 1 的格式樣式)，然後插入一個表格， X * Y = 3 * 5

由於我們不需要垂直的格線，只需要水平格線，所以，可以選擇『表格工具』裡面的『表格樣式』當中沒有垂直格線的那個項目， 設計起來有點像這樣：

接下來讓我們開始來合併儲存格，因為第一欄的底下 4 個欄位需要合併成為一個大的欄位，此時，合併的方式，將許多欄位彙整成為一個大的格子！

在將第 1, 2 列的資料貼上正確之後，先來處理一下第一列的資料。由於我們之前有設定段落相關的定位點，所以第一列文字與下方的空格會多很多， 與上方反而是連結在一起。此時，請將第一列圈選後，讓段落使用底下的方式來調整：

第二列則是處理段落的對齊與行距的部份，處理方式有點像這樣：

開始處理第三列，你可以先將游標移動到原本表格最後一行的最後一個編輯標記 (↵) 上面，然後按下 [enter] 之後， 畫面中就會產生新的一列！以此方案直接產生兩列的表格。產生完畢之後，再將左側與右側的兩個儲存格合併起來。 結果會有點像這樣：

再將第二列的資料貼上去之後，我們可以發現到最右邊的欄位無法來到垂直置中的樣式。此時，請按下表格工具內的『版面配置』， 找到對齊方式的位置，就可以挑選我們需要的對齊方法了，如下所示：

最終依據上述表格的製作方式，依序完成所有的表格內容即可！！

早期鳥哥在寫報告或自己的論文時，在目錄的製作上，都是一個標題一個標題去找出來，然後根據不同的標題，再去編輯目錄！ 還得要找到對應的頁數～如果有增加、刪減資料時，頁數一改變，整個目錄都得要重新修改...這造成報告製作上面一個相當大的困擾。 新的文書編輯器大多會給予相當方便的目錄製作方式，這個方法要學！很有用途的！

• 頁碼與頁首、頁尾的製作

現在整份文件大概已經編輯完畢了，截至目前為止，我們學到的技術已經足以應付一般的報告資料。不過，一般報告裡面每一頁應該是要給予頁碼才對！ 這樣方便未來製作目錄，同時也方便閱讀報告者紀錄文件內容資訊的位置。你可以從上方的『插入』找到『頁碼』， 點下頁碼之後找到『頁面底端』的項目，然後先選擇『右端純數字』之後，頁面就會出現頁碼，然後選擇『關閉頁首及頁尾』即可。

有時候我們會需要在每一頁的頁首標注這份文件的資料，在頁尾標注『共 xx 頁 第 xx 頁』的格式，那該如何處理？ 這種情況恐怕無法直接使用 word 的所見所得功能，得要額外加上功能變數才行啊！先來看看如何增加頁首與頁尾：

1. 點選『插入』的頁面，點選『頁首』的按鈕
2. 選擇第一個『空白頁首』的項目。

3. 在出現的『頁首』處，輸入篇名『技術及職業教育政策綱領-108年版』的字樣
4. 移動到上面一點點，你會看到上一頁的『頁尾』部份，重新按下上方的『插入』，選擇『頁尾』，然後點選『空白三欄』那個項目即可。

5. 在出現的頁尾最右邊，先輸入『第 頁 共 頁』這樣的字樣
6. 將游標移動到『第 頁』中間，然後點選上方『頁首及頁尾工具』的『設計』
7. 按下『快速組件』的，然後選擇『功能變數』的項目。

8. 在功能變數的視窗中，左側選擇到『Page』這個變數名稱，右側若不需要變動則先不更動。
9. 按下『確定』即可在當前的游標當中插入『頁碼』資料！

上面的方式就可以安插進入頁碼，總頁數使用相同的方式處理，只是功能變數的名稱是『NumPages』這個而已！如下所示的流程：

將中間與左側的頁首資料刪除，然後按下右上角的『關閉頁首及頁尾』的按鈕，就可以順利取得頁首與頁尾的資料了！ 最終結果有點像這樣：

• 製作可自動編頁碼的目錄

如同原本 pdf 檔案內容一樣，封面之後的內容通常就是摘要或目錄，而目錄通常就是指出『各章節的標題以及該章節在第幾頁』這樣的內容。 因此，如前述將頁碼編輯完畢之後，再來當然就是處理目錄的連結了。現在，請回到我們這份 word 文件的第 2 頁， 也就是當時保留給目錄使用的空白頁面，開始進行目錄的實做流程：

1. 選擇上方『參考資料』的頁面，然後點選『目錄』的項目，出現的下拉式選單，選擇『自訂目錄』的項目
   
2. 在出現的新視窗中，因為我們這個檔案內容僅有兩層目錄，因此，請將『顯示階層』改為 2

3. 按下『選項』的按鈕，調整目錄來源 (剛剛好預設就是標題 1 與標題 2 )，調整完畢按下『確定』

4. 最後再按下確定即可。

最後再將引導的『目錄』寫上，就可以看到類似如下的畫面了：

基本上，這個目錄製作完畢之後是不會主動變更頁碼的！所以，當你有更動資料，包括修改/刪除/新增章節資料時，或者有內文資料的增刪時， 這個目錄是不會主動變更的！除非你讓系統重新校正內容來重製目錄。重製目錄的方法也很簡單！這樣做即可：

1. 在自動目錄上面按下右鍵，選擇『更新功能變數』的項目，如下：
2. 選擇『更新整個目錄』，就可以自動重製目錄了！

基本上這樣一份漂漂亮亮，而且容量不大的報告書就製作完畢了！

• 功能窗格的快速連結應用

目錄的功能可不只於此，我們可以透過『功能窗格』進行章節快速的跳頁功能！舉例來說，如果我們想要立刻跳頁到『參、結語』的部份， 可以這樣做：

1. 選擇上方『檢視』的頁面，並且點選顯示區塊的『功能窗格』部份；
2. 在左側新出現的導覽頁面，可以看到目錄的章節標題，立刻點選『參、結語』，即可跳動到該頁面了！

這樣就可以很快速的進行章節間的跳頁變化！

• 儲存格式

前面提到所謂的開放文件格式，以及可攜式 pdf 檔案格式都是目前公開的格式，所以在儲存的時候，應該是可以選擇我們所需要的儲存格式。 所以，如果你之前就已經先按下儲存了 (恭喜您！這個是良好的習慣！因為我們不知道電腦什麼時候會出事...)，那麼這時可以選擇『另存新檔』， 基本上，word 會出現如下的樣式：

在出現的新視窗當中，你就可以在『存檔類型』裡面去挑選適合的檔案格式！包括前面提到的 PDF 格式或 OpenDocument 文字格式， 或存文字格式等。不過，在 word 2016 裡面有較好的支援度，當然還是選擇純粹的『Word 文件』會比較好。

如果同學們會上網查詢一些研討會資訊，那麼大部分都可以發現，研討會論文集的文件，大多是兩欄式的格式，以鳥哥的專業來說，例如底下這個連結的文章， 內容談到的部份先不要理會，看一下格式，你會發現到，內容就是兩欄的格式！這不是特例，而是標準範例。

• https://www.geosci-model-dev.net/8/99/2015/gmd-8-99-2015.pdf

同時看到裡面的圖例資料，我們也能發現到，有些部份是兩欄資料，有些部份是單欄資料！圖示的部份，相當可能是由於『文繞圖』的方法所致， 所以，圖示可以獨立存在。不過比較特別的是，圖示底下也有單欄的文字說明耶！怎麼會這樣啊？這個就可能與『分節』有關。 接下來，我們來玩一玩兩欄式的文件資料，以及如何製作出『分節』的功能。

• 兩欄式文件格式

不能隨便拿人家的文件開玩笑，所以，這裡我們預計使用鳥哥寫的一篇簡單的文件，內容可能只有幾個頁面而已。 相關文章的網址請參考底下的資料：

• https://linux.vbird.org/enve/aermod-illus.php

我們來將上頭的網頁內容改成兩欄式的文件格式。一開始，請同樣打開 word 軟體，並且先依據底下的方式，調整好你的頁面寬度與相關的文件基礎格式資料：

1. 『版面設計』-->『邊界』-->『中等』邊界格式；
2. 圈選段落樣式『↵』-->『常用』-->字體先『新細明體』然後『Times New Roman』-->『12』點字
3. 承上，『常用』的段落項目-->『行距的行距選項』，設定 1.25 行高、與後段 0.5 行距離，不需要貼齊格線
4. 增加頁首：『插入』-->『頁首』-->『空白三欄』，左側填寫『AERMOD簡介』，中間刪除，右邊寫『出處：鳥哥網站』
5. 增加頁尾：『插入』-->『頁尾』-->『空白三欄』，左側填寫『https://linux.vbird.org/enve/aermod-illus.php』，中間刪除， 右側填寫頁碼 ( 快速組件-->功能變數-->Page )

上述的動作我們在本章前幾個小節都做過了，所以請自行處理！處理完畢後，會有點像底下的模樣喔：

先將統一的格式處理完畢之後，再來，將我們的資料先貼進來一些～前面四列先自行輸入標題、作者、出處與『摘要』：

1. AERMOD 擴散模式 - 概說 (18點字，置中)
2. 鳥哥，成大環工博士，崑山資傳老師 (置中，取消與後段距離)
3. https://linux.vbird.org/enve/aermod-illus.php
4. 摘要 (粗體字、置中)

將網頁中的摘要部份 (網頁最上方的方塊內的資料) 貼上來，並且進行：

• 縮排大概兩個字
• 使用『左右對齊』，注意，不是分散對齊喔～

上述的資料做完之後，大致上會呈現如下的結果：

接下來請將第一段落『AERMOD發展背景』與相關內容貼上來，其中標題的部份，前面加上『一』的編號，並且粗體與置中。 至於段落的部份，則與前面摘要的段落相同，縮排兩個字，使用左右對齊。一直到『行星邊界層』之前的資料通通貼上，之後的暫緩處理。 處理完畢的資料有點像這樣：

請在上方的游標所在處，然後使用如下的方式來進行事先的『分節』功能：

1. 點選『版面配置』
2. 選擇『分隔符號』
3. 在分節符號當中，選擇『接續本頁』

最終在新的分節頁面中，選擇『版面配置』-->『欄』-->『兩欄』之後，就可以得到如下的效果了！

除了兩張圖之外，請將所有的文字資料、標題顯示情況通通貼上這個檔案內！同時記得，某些清單的部份，也需要使用清單的方式來呈現！ 大致上處理完畢的成果，會有點像這樣：

大致上就是呈現這四頁！

• 分節功能

現在，請回到我們原本的圖片段落，大概在第 2 頁的左側中央部份，按下一個新空白段落，並且填入兩次『版面配置』-->『分隔符號』-->分節符號的『接續本頁』 功能，插入兩次之後可以得到如下的畫面：

接下來，請在兩個分節符號中間，點選『版面配置』-->『欄』-->『一欄』你就可以發現，兩欄的資料分佈在上下方，而中間則是單欄的格式！ 此時，請將圖片貼上來，並且附上圖片的說明吧！

至於『AERMOD 模式運作的流程』圖就沒有這麼大，直接貼上雙欄格式當中即可！操作的方法與之前一模一樣！

• 頁面直印、橫印同時存在一份檔案中的使用方式

某些時刻我們的系統可能需要有直印、橫印的資料存在，例如，在上面的文件中，假設最後一頁需要填入橫式的 A4 格式頁面， 這時依舊可以使用分節符號的支援喔！

1. 先將游標移動到整份文件的最後一個空白段落
2. 按下『版面配置』-->『分隔符號』-->分節符號的『下一頁』按鈕
3. 按下『版面配置』-->『方向』-->『橫向』的設計

最終就可以得到一份文件裡面有直式、橫式同時存在的 A4 紙張類型囉！

作業上傳時的注意事項：

1. 伺服器的詳細資料，以及相關傳輸軟體設定，請參考第一章的 1.5 節的內容。
2. 可以使用 MS office 的 word 或者是 libreoffice 的 writer 等軟體來撰寫你的作業，作業檔名可以使用 .doc, .docx 或者是 .odt 或者是 pdf 等格式，均可接受。
3. 若作業中有圖檔，請將圖檔降低水平解析度到 800 像素以下再貼到文章中，檔案容量以不超過 2Mbytes 為限。
4. 檔名請設定為： os_4XXXCYYY_unit02.doc (4XXXCYYY 是你的學號，請填正確，有分大小寫，請確認)
5. 請上傳到你家目錄底下的 os 目錄中 (若不存在，請自行建立該目錄)

開始本章節題目：

1. 將今天介紹的兩個檔案 (技術及職業教育政策綱領、鳥哥的AERMOD模式概說)，頁首中央的部份加入你的姓名與學號，然後存檔成為 pdf 格式， 檔名請分別取為：
   • os_4XXXCYYY_unit02_education.pdf
   • os_4XXXCYYY_unit02_aermod.pdf
   至於每頁的內容有點像這樣：
2. 請以今日介紹的 word 文書編輯器，重新編輯你的『履歷』資料，範本可以如底下的網頁連結所示。 履歷內容需要包含封面、目錄、頁首頁尾、個人經歷、個人學歷、讀書計畫、對資傳系的展望、說明一下到目前為止你覺得有趣的課、 到目前為止你覺得最麻煩的課、查詢一下未來課程裡面有興趣的課程。還包含其他等等 (沒有正確的答案！請發揮想像力！)
   • 履歷範本：https://www.cakeresume.com/resumes
   • 履歷檔名：os_4XXXCYYY_unit02_aboutme.pdf

• 維基百科：可攜式文件格式 (pdf) 簡介：https://zh.wikipedia.org/wiki/可攜式文件格式
• 維基百科：開放文件格式 (開放文檔格式) 簡介：https://zh.wikipedia.org/wiki/開放文檔格式
• 維基百科： Lotus 123 電子試算表，由蓮花公司發行：https://zh.wikipedia.org/wiki/Lotus_1-2-3
• 維基百科： 辦公室套裝軟體比較表：https://zh.wikipedia.org/wiki/辦公室套裝軟體比較
• 維基百科： LibreOffice 內建軟體：https://zh.wikipedia.org/wiki/LibreOffice